申込から利用後までの流れ
申込から予約確定まで
利用申し込みの方法を教えてください。
【1】「会議室予約状況」から、ご利用希望日の空室状況をご確認ください。
【2】「会場レイアウトサンプル」をご確認いただき、下記のいずれかの方法でお申し込みください。
1.会議室利用申込フォームを利用する
2.「利用申込書」をE-MailもしくはFAXで送付する【Excel版 /PDF版】
※2つ以上の時間帯をお申し込みいただく際は、用紙を2枚（Excelは2シート）に分けてお申し込みください。
（例）同日に【2階AB 9:00-21:00】と【7階B 13:00-21:00】をご利用いただく場合 等
| 利用申込書の送付先 | E-Mail jjk-kaikan@jjk.or.jp FAX 03-3546-5586 |
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電話での仮予約が可能です。
・仮予約後、3日以内を目安として本予約の手続きを行ってください。
・仮予約のまま長期に渡り本予約の手続きが行われない場合、自動的にキャンセルとなる場合があります。
- 看板内容等、未確定の部分は空欄にしてください。ただし、利用責任者の氏名の記入は必須です。
- 看板の掲示は必須となっています。不要の場合でも、社名・団体名は必ず掲示させていただきます。
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受付開始日（※）のお申し込みの場合は、受付開始日の10:00までにお手続きを完了してください。
他のお客様と利用日程が重複した場合は、抽選にてご予約の可否を決定させていただきます。
※利用月の5カ月前の1日（土曜・日曜・祝日・その他休館日の場合は、その直後の平日）受付開始日10:00以降のお申し込みは、通常通り先着順となります。
（例） 10月15日のご予約をご希望の場合： 5月1日に受付開始、10:00の時点で重複している場合は抽選
【3】ご予約が確定した後、E-Mailもしくはお電話にてその旨をご連絡させていただきます。ご予約が確定するタイミングは以下の通りです。
【通常のお申し込みの場合】
・お申し込み後、会議室運営担当から予約確定のご連絡を差し上げた時点で確定となります（先着順）。
・先着順のため、お申し込みのタイミングによりご予約を承れない場合があります。
【受付開始日のお申し込みの場合】
・日程に重複がない場合、10:00にご予約が確定します。
・抽選に当選された場合は、その時点でご予約が確定します。
・抽選に落選された場合は、お電話にてその旨をご連絡させていただきます。
日程もしくは会場のご変更が可能であれば、優先的に別の日程・会場のご予約を承ります。
ご利用当日まで
申し込み時点で未確定の項目はいつまでに連絡すればよいですか？
- ご利用日の3日前までにご連絡ください。
- 当日になってから会場レイアウトを変更される場合は、基本的にお客様ご自身に設営作業を行っていただきます。
机・椅子・備品等の扱いについて、必ず会議室運営担当の説明を受けてから作業を行ってください。
申し込み後にJJKから何か書類は送られてくるのですか？
- 事前に、「請求書」と「利用承認書」を郵送させていただきます。発送の時期は以下の通りです。
・ご利用日が1日～15日：前月の2日頃
・ご利用日が16日～月末：前月の16日頃
- 「利用承認書」は、当日ご持参いただいて会場の鍵と交換するものです。必ず事前に内容をご確認ください。
事前に会場の下見がしたいです。
- ご希望の日時をお知らせいただければ、空室状況を確認し、日時の調整をさせていただきます。
事前に荷物を発送する場合どうすればよいですか？
- 到着日時を指定される場合は、日曜・祝日・休館日を除いた日の「午前」でお願いいたします。
- お荷物は1階受付にてお預かりいたします。
- 当日の会場内への搬入は、利用者様ご自身でお願いいたします。台車の用意がありますのでご利用ください。
- 宛名は、必ず会議室運営担当としてください。
◆お荷物の発送先：
〒104-8419 東京都中央区築地4-1-14 JJK会館
会議室運営担当 宛
ご利用当日
大雪で電車が運行せず、当日になって会館を利用できなくなりました。利用料は返却されますか？
- 天災地変または交通途絶により利用日当日になって会館のご利用が不可能となった場合は、基金の承認があった場合に限り、利用料を返還させていただきます。
正面玄関は何時に開き、何時に閉まりますか？
- 開館は8：30です。9:00からご利用の方は、入室可能になる時間（8：50）まで、１階のロビーにてお待ち下さい。
- 閉館は21:00（時間延長がある場合は22:00）です。時間までに全員が退館できるよう、ご協力をお願いいたします。
予約した時間にならなければ入室できないのですか？
- ご予約いただいた時間の10分前から、ご担当者様（他、準備等に関わる方）のみご入室いただけます。
その他の方は開始時間まで入室できません。 - それよりも早い時間の入室を希望される場合は会議室運営担当までご相談ください。
入室時の手続はどうすればよいのですか？
- 事前に郵送済みの「利用承認書」をご持参いただき、1階受付で会場の鍵と交換してください。
- 開始時から懇親会（準備含む）を行う場合は、ケータリング業者が先に入室していますので、鍵はお渡ししません。
1階受付に「利用承認書」をご提出いただき、入室してください。 - 必ず、1F受付に並べてある入館証を各々1枚お取りになってから入室してください。
入館証は携帯しなければならないのですか？
- 必ず、会議室運営担または会館管理者から一目でわかる状態で携帯してください。
- 多目的ホール・会議室をご利用の際は、係の方を選出していただき、1階受付にて利用者全員に入館証をお渡しいただくか、手に取って会場へ向かうよう案内をしていただくようお願いいたします。
入館証の受け渡しは1階で行わなければならないのですか？
- 警備上の都合により、入館証の受け渡しは必ず1階の受付にて行ってください。
2階、7階、8階の会場前での受け渡しはお断りしております。
当日になって参加者が増えた（減った）のですが、席数は変更できますか？
- 大幅な変更でない限り、机と椅子の数を調整いたします。
- 大幅な増減がある場合は、お客様ご自身による設営作業をお願いしております。 内容によっては設営作業自体をお断りする場合がありますのでご了承ください。
- 2階・7階をご利用の場合、当日のご利用開始前もしくはご利用の途中で、A室とB室を仕切るパーテーション （スライディングウォール）を移動させることはできません。
ご利用後
利用後は机・椅子を利用前の状態に戻す必要がありますか？
- ご利用後の机・椅子・その他備品は、そのままの状態で結構です。お忘れ物にご注意ください。
- マイクを使用された場合、スイッチは必ずお切りください。
利用後のゴミの処分はどうしたらよいですか？
- ケータリング業者より購入した飲料の容器等は一箇所へまとめていただき、会場内へ置いたまま退室してください。
- お持ち込みの物によって発生したゴミは、利用者様ご自身で分別していただき、会館地下へ運んでいただきます。
- 管理室常駐の管理人の指示に従って、廃棄をお願いいたします。
退室後、会場の鍵はどうしたらよいですか？
- 1階の受付へご返却ください。
- 懇親会で終了する場合に限り、入室の直後に鍵をご返却いただいて構いません。
（開始から終了後の後片付けまで、ケータリング業者の出入りがあるため）
使用後の荷物を宅配便で発送したい場合はどうすればよいですか？
- 1階受付までお荷物をお持ちください。発送伝票（ヤマト運輸・佐川急便）のご用意があります。
- 元払いでの発送はお受けできません。着払い、もしくは法人向け請求書払いのいずれかでお願いいたします。
忘れ物をしたのですが、どうすればよいですか？
- 着払い宅配便にて返却させていただくか、再度ご来館いただいてのお渡しとなります。
- お忘れ物は一ヶ月間保管し、ご連絡が無い場合は処分させていただきます。
